Convention Canadienne d'Arbitrage Inter-Sociétés

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ATTENDU QUE le but des sociétés d’assurances actives, qui sont signataires ou pourraient le devenir, consiste à arbitrer entre elles leurs différends, les signataires (les parties à la présente convention) acceptent par les présentes et s’engagent à se conformer aux articles suivants aux fins d’arbitrage intersociétés.

Article 1 : Définitions

« ACDSA » Association canadienne des gestionnaires de réclamations d’assurance.

« Annexe A » Règles et règlements autorisés en vertu de l’article 4 de la présente Convention et joints à l’Annexe A de celle ci.

« article » Les divers articles de la présente Convention.

« assureur » Entité de souscription active qui exerce ses activités au Canada à titre de société d’assurances.

« comité d’arbitrage » Personnes sélectionnées en vertu d’un processus d’arbitrage pour rendre une décision sur les questions en litige entre le requérant et l’intimé.

« Convention » La présente Convention canadienne d’arbitrage intersociétés.

« demande d’arbitrage » Document dont le format doit être prescrit par l’ACDSA, par lequel un arbitrage est amorcé et au moyen duquel un intimé fournit une réponse.

« directeur national de l’arbitrage » Personne nommée par la Direction nationale de l’ACDSA pour superviser les directeurs provinciaux de l’arbitrage nommés en vertu de l’article 5 de la présente Convention.

« directeur provincial de l’arbitrage » Personne nommée par chaque section locale de l’ACDSA pour superviser les arbitrages et autres questions en vertu de la présente Convention.

« discussion préalable à l’arbitrage » Discussion entre les représentants principaux des réclamations des parties, qui possèdent au moins le statut de surveillant, pour encourager le règlement d’une affaire avant que le requérant entame l’arbitrage en vertu de la présente Convention.

« filiale » Assureur appartenant à un autre assureur signataire de la présente Convention.

« intimé » Assureur contre lequel une demande d’arbitrage est déposée

« partie » Requérant ou intimé à un arbitrage régi par la présente Convention.

« président du comité d’arbitrage » Président d’un comité d’arbitrage.

« réponse » Partie de la demande d’arbitrage par laquelle un intimé répond aux allégations du requérant qui sont contenues dans la demande d’arbitrage.

« requérant » Assureur qui entame l’arbitrage en vertu de la présente Convention

« secrétaire de l’arbitrage » Personne nommée pour aider, au besoin, le directeur de l’arbitrage.

« signataire » Assureur ou autre entité représentant un assureur qui a signé la présente Convention et qui a par conséquent accepté de se conformer aux modalités, conditions, règles et règlements énoncés aux présentes.

Article 2 Accord d’arbitrage :

Les signataires doivent renoncer aux procédures de règlement de litiges et soumettre à l’arbitrage toute question ou différend concernant une demande en subrogation pour dommages matériels, y compris la garantie des pertes d’exploitation, jusqu’à concurrence du montant actuellement mentionné dans la présente Convention.

La présente Convention s’applique à tous les litiges pour lesquels le montant en cause ne dépasse pas 50 000 $, plus la franchise que le requérant a payée à son assuré, répartie en fonction du degré de responsabilité respective de l’assuré de chaque partie indiqué dans la décision.

Le présent article ne s’applique pas à :

  1. Une demande en subrogation qui fait l’objet de procédures judiciaires en instance à la date de signature de la présente Convention par un signataire participant à la demande.
  2. Une demande en subrogation à laquelle un signataire s’oppose pour quelque raison que ce soit, en alléguant qu’aucune de ses garanties n’est engagée.
  3. Une demande en subrogation qui a trait aux garanties suivantes :
    1. Chaudières et machines
    2. Aviation
    3. Océanique et maritime
  4. Une demande en subrogation en vertu de laquelle des dommages de toutes sources en responsabilité civile dépassant le montant indiqué dans la présente Convention, à moins que les parties en cause n’y consentent.

Article 3 : Arbitrage d’autres différends

Avec le consentement des parties, peut être présenté à l’arbitrage en vertu de la présente Convention tout litige entre sociétés signataires, incluant ceux portant sur les sinistres de leurs portées et ayant trait à un sinistre ou à tout autre sujet s’y rapportant non visé par l’Article 2 ou qui concernent des sommes qui dépassent le montant alors stipulé dans la présente Convention.

Article 4 : ACDSA

L’ACDSA est autorisée :

  1. à établir les règles et règlements de présentation et de règlement des litiges en vertu de la présente Convention;
  2. à choisir les endroits où les installations d’arbitrage doivent être disponibles et à adopter un mode de sélection et de nomination des membres des comités d’arbitrage;
  3. à déterminer les instances territoriales des comités d’arbitrage;
  4. à adopter des règles et des règlements pertinents visant à partager équitablement les coûts du programme d’arbitrage entre les sociétés signataires;
  5. à autoriser et approuver à titre de signataires l’adhésion à la présente Convention des sociétés d’assurance invitées à participer au programme d’arbitrage et à imposer le retrait des sociétés signataires qui ne se conforment pas aux modalités de la présente Convention et de ses règles et règlements;
  6. à exiger que les directeurs de l’arbitrage présentent au trésorier national des rapports annuels sur les droits de dépôt perçus et versés, conformément à la section B de l’annexe A.

Article 5 : Directeur de l’arbitrage, secrétaire de l’arbitrage, comité d’arbitrage

Un directeur national de l’arbitrage est nommé par la Direction nationale de l’ACDSA.

Un directeur provincial de l’arbitrage est nommé par chaque section de l’ACDSA; il exerce une surveillance générale de la mise en œuvre de la présente Convention et de ses règles et règlements.

Un directeur provincial de l’arbitrage est choisi par le dirigeant d’une section de l’ACDSA parmi les membres de la section; son mandat est d’une année ou il est maintenu jusqu’à ce qu’un successeur soit choisi.

Le directeur provincial de l’arbitrage est responsable des droits de dépôt perçus conformément à la section B de l’annexe A et il peut utiliser ces fonds pour couvrir les frais d’arbitrage qu’il peut autoriser de temps à autre.

Les directeurs provinciaux de l’arbitrage doivent soumettre des rapports annuels sur les droits de dépôt perçus et versés au trésorier national de l’ACDSA.

Un secrétaire de l’arbitrage peut être nommé, au besoin.

Des comités d’arbitrage sont constitués sous la gouverne du directeur provincial de l’arbitrage et ils fonctionnent de la manière suivante :

  1. Un comité d’arbitrage est constitué d’un président d’arbitrage et, sous réserve du paragraphe f. ci dessous, de deux autres membres choisis par le directeur provincial de l’arbitrage; cependant, les parties en cause peuvent décider d’un commun accord qu’il y aura moins de trois arbitres dans un cas particulier.
  2. Les membres du comité d’arbitrage seront choisis selon leur expérience et leurs compétences.
  3. Les membres du comité d’arbitrage ne sont pas rémunérés.
  4. La décision de la majorité des membres du comité d’arbitrage est finale et lie les parties en cause sans qu’il y ait droit à un appel ou à une nouvelle séance.
  5. Aucun membre d’un comité d’arbitrage ne peut participer à l’examen d’un dossier mettant en cause, à quelque titre que ce soit, la société qui l’emploie.
  6. Lorsque la somme en litige est inférieure à 5 000 $, un arbitre seul siège.

Article 6 : Sélection du président du comité d’arbitrage par les parties sur des questions limitées :

Lorsque les parties conviennent de soumettre un différend à l’arbitrage qui ne respecte pas la limite précisée à l’article 2, elles peuvent choisir un président de l’arbitrage mutuellement acceptable, qui choisit à son tour les deux autres membres du comité d’arbitrage.

Si les parties sont incapables de s’entendre sur le choix du président du comité d’arbitrage, elles doivent individuellement :

  1. Soumettre au directeur provincial de l’arbitrage les noms de deux membres du comité d’arbitrage.
  2. Le directeur provincial de l’arbitrage choisit au hasard le président du comité d’arbitrage à partir des noms proposés.
  3. Le président du comité d’arbitrage exerce ses fonctions selon les règles énoncées à l’article 5.

Article 7 : Retrait du signataire

Un signataire peut se retirer de la présente Convention en faisant parvenir un avis écrit à l’ACDSA. Ce retrait entre en vigueur soixante (60) jours après la réception de l’avis sauf en ce qui concerne les cas en suspens soumis à l’arbitrage. Pour ces cas, la date du retrait est celle du règlement final.

Article 8 : Modifications

Les modifications doivent provenir du directeur national de l’arbitrage. Seuls les signataires qui ne sont pas des filiales ont droit de vote sur les modifications. Lorsqu’au moins 80 % des signataires ayant droit de vote adoptent une modification, celle ci lie tous les signataires et elle entre en vigueur à une date déterminée par le directeur national de l’arbitrage. Celui ci ne fixe cette date que lorsqu’il est convaincu que plus de 80 % des signataires ayant droit de vote ont accepté les modifications proposées.

Après la proposition d’une modification ou d’une série de modifications, les signataires disposent de 90 jours pour voter. Les signataires qui ne votent pas dans les 90 jours suivant le dépôt des modifications perdent leur droit de vote sur ces modifications. Lorsque des modifications sont proposées, le directeur national de l’arbitrage fixe la date d’échéance de la période de vote de 90 jours et cette date est incluse dans l’avis envoyé aux signataires ayant droit de vote au sujet des modifications proposées.

Les filiales n’ont pas le droit de voter en vertu du présent article. Un signataire qui possède une filiale n’a qu’un vote en son nom et en celui de toutes ses filiales. Le signataire informe le directeur national de l’arbitrage (ou tout représentant désigné par celui ci) de son vote et de l’identité de chaque filiale.

Les votes sont comptés le 91e jour suivant la proposition des modifications ou le jour ouvrable suivant si le 91e jour tombe une fin de semaine ou un jour férié.

Le directeur national de l’arbitrage informe les signataires des résultats du vote au plus tard le 100e jour suivant la proposition des modifications et il fixe la date d’entrée en vigueur des modifications acceptées par le nombre requis de signataires.

Article 9 : Généralités

La présente Convention ne porte que sur les sinistres, événements assurés ou pertes qui ont lieu à l’intérieur des limites territoriales du Canada, sauf s’il y a consentement mutuel des parties.

Des copies de la présente Convention, la liste à jour des signataires et des filiales, et les règles et règlements de l’annexe A doivent être envoyées au siège social de chaque signataire.

La présente Convention ne peut être interprétée comme créant des droits d’action ou des causes de responsabilité qui n’existent pas en droit ou en équité.

La présente Convention ne vise que les différends touchant les intérêts des signataires. Les intérêts de tiers autres ne peuvent être soumis à l’arbitrage en vertu de la présente Convention. Le fait que ces tiers peuvent être des assurés des sociétés signataires ne modifie en rien cette restriction.

Dans les procédures et les pratiques d’arbitrage, le signataire qui amorce l’instance en déposant une demande d’arbitrage d’une réclamation ou d’une question à un directeur provincial de l’arbitrage est appelé « requérant », et la ou les sociétés contre lesquelles la réclamation ou la question contestée est invoquée sont appelées « intimé ».

En cas de consentement mutuel, les différends entre les signataires et les sociétés non signataires peuvent être soumis à l’arbitrage, pourvu que le signataire concerné obtienne et dépose une demande d’arbitrage auprès du directeur provincial de l’arbitrage.

L’arbitrage d’un différend doit être reporté jusqu’à ce que toutes les réclamations ou poursuites connexes, qui ne sont pas assujetties à l’arbitrage, aient été réglées par règlement ou autrement, sauf que toutes les parties à l’arbitrage peuvent convenir de renoncer au report.

Il n’est pas interdit aux signataires de présenter une demande reconventionnelle lorsqu’ils se défendent dans une poursuite civile intentée par une partie non signataire, même si une telle demande reconventionnelle peut impliquer un autre signataire dans le litige. Cette demande reconventionnelle ne saurait être considérée comme une cause d’action séparée et distincte, mais simplement comme un moyen de défense dans une action qui échappe au contrôle de l’un ou l’autre signataire.

Les sociétés signataires doivent tenter d’établir l’identité des sociétés d’assurance responsabilité dans tous les dossiers avant d’instituer des procédures judiciaires en subrogation. Ces procédures cessent immédiatement lorsqu’il est déterminé qu’un assureur responsabilité est une société signataire et tous les frais judiciaires doivent être acquittés par la société signataire qui aura institué les procédures judiciaires.

Une société signataire qui présente une demande en subrogation ou une société signataire faisant l’objet d’une telle demande doit rapidement faire connaître son identité.

La présentation d’une instance à l’arbitrage en vertu de la présente Convention met fin à toute période de prescription applicable en vertu des lois lorsque le sinistre ou tout autre événement ayant donné lieu au différend s’est produit. En cas de désaccord quant à l’application d’un délai de prescription, toutes les parties sont liées par les décisions du directeur provincial de l’arbitrage. Néanmoins, les parties peuvent convenir de renoncer au délai de prescription applicable et de procéder à l’arbitrage en vertu de la présente Convention.

Si le dossier en arbitrage tombe sous le coup du Règlement Dix de la Convention du BAC sur la normalisation des formulaires et des techniques de règlement de sinistres, le comité d’arbitrage doit appliquer la règle en vigueur au moment du sinistre.

La présente Convention ne s’applique pas à une instance visant deux ou plusieurs intimés proposés, dont un ou plusieurs sont des sociétés non signataires, à l’égard du litige, à moins de consentement mutuel.

Article 10 : Signatures

Le(s) soussigné(s) accepte(nt) de devenir signataire(s) de la présente Convention et d’être lié(s) à ses modalités. La présente Convention lie tous les signataires et leurs filiales. Les signataires attestent leur intention d’être liés par la présente Convention en signant le formulaire ci dessous et en déposant une copie du formulaire signé au directeur national de l’arbitrage.

Destinataire :

Directeur national de l’arbitrage
info@cicma.ca

 

NOM DE L’ASSUREUR OU AUTRE ENTITÉ
(Indiquez la société principale ici)

 

Date :

 

Signature du représentant autorisé

 

Nom et poste du représentant autorisé
(Nom en lettres moulées)

Veuillez indiquer toutes les filiales ci dessous.

 

 

 

 

Reçu par le directeur national de l’arbitrage de l’ACDSA :

 

Nom

 

Date

ANNEXE A. RÈGLES ET RÈGLEMENTS D’ARBITRAGE

Les règles et règlements ci après énoncés sont pris en vertu de l’article 4 de la présente Convention. À titre de condition préalable à l’arbitrage, des représentants qualifiés en sinistres qui possèdent au moins le statut de surveillant des sociétés en cause doivent déployer des efforts raisonnables pour résoudre le différend par négociation directe.

A COMPÉTENCE

  1. Les dossiers d’arbitrage relèvent de la compétence territoriale du comité d’arbitrage constitué par la section de la province où s’est produit le sinistre ou autre événement qui a donné lieu au litige, sauf s’il y a eu consentement mutuel au préalable.

B DROITS DE DÉPÔT

  1. L’ACDSA prescrit par résolution les droits de dépôt pour arbitrage.
  2. Les droits de dépôt prévus doivent être payés par le requérant au directeur provincial de l’arbitrage au moment du dépôt de la demande d’arbitrage. Ces droits doivent être acquittés de la même façon par la société de l’intimé qui présente une demande reconventionnelle. Le directeur provincial de l’arbitrage ne doit pas accepter un dossier tant que les droits n’ont pas été payés. Les droits de dépôt ne sont pas remboursables même lorsque les parties règlent le différend dans le cours du processus d’arbitrage.

C DÉBUT DE L’ARBITRAGE

  1. Aucune procédure d’arbitrage ne peut être entreprise tant que les parties n’ont pas entamé une discussion préalable à l’arbitrage. À défaut d’une discussion préalable à l’arbitrage, l’affaire est renvoyée au requérant par le directeur provincial de l’arbitrage. Les droits de dépôt ne sont pas remboursés et doivent être versés à nouveau si le dossier est présenté une seconde fois. Cette règle ne s’applique pas lorsque le requérant a démontré qu’il a déployé des efforts raisonnables pour établir avec l’intimé une discussion préalable à l’arbitrage.
  2. L’arbitrage est amorcé par un représentant principal des sinistres d’un signataire qui dépose une demande d’arbitrage par voie électronique auprès du directeur provincial de l’arbitrage ou, s’il y a lieu, du secrétaire à l’arbitrage. Parallèlement, le représentant envoie une copie électronique de la demande d’arbitrage directement au représentant principal du service des sinistres de l’intimé. S’il y a plus d’un intimé, le requérant l’indique sur la demande d’arbitrage et il envoie une copie électronique de celle ci à chaque intimé.
  3. La demande d’arbitrage doit contenir les renseignements suivants :
    1. Les noms du requérant et de l’intimé, ainsi que les noms et adresses courriel des représentants locaux chargés de surveiller l’objet du litige.
    2. Les noms des assurés respectifs des parties.
    3. Les numéros de dossier des parties.
    4. Les garanties qui entrent en jeu dans les polices du requérant et de l’intimé (si elles sont connues);
    5. La date et le lieu du sinistre présumé, de la perte ou de l’événement assuré;
    6. La somme payée par le requérant en raison du sinistre et le montant de la franchise de l’assuré;
    7. Une déclaration faisant état de toute action judiciaire en cours et de son règlement prévu;
    8. Une attestation selon laquelle les parties ont tenu une discussion préalable à l’arbitrage, que des efforts de règlement ont été infructueux et, dans les cas de différends en vertu de l’article 3 de la présente Convention, que l’intimé a accepté l’arbitrage.
    9. Une brève déclaration des allégations pertinentes.
    10. La signature du représentant du requérant et la date de la signature.
    11. Tous les documents et éléments de preuve à l’appui sur lesquels le requérant entend se fonder.
  4. Dans sa réponse, l’intimé doit :
    1. Compléter, si nécessaire, les renseignements fournis par le requérant, c’est à dire la raison sociale et l’adresse de l’entreprise de l’intimé et, le nom du représentant principal des sinistres, le nom de l’assuré, le numéro de dossier et la garantie engagée;
    2. Déclarer si la garantie et/ou la responsabilité alléguées par le requérant sont admises;
    3. Déclarer si le montant des dommages allégués du requérant est accepté par l’intimé;
    4. Déclarer le montant de la participation de l’assuré au litige, par exemple, en raison d’une franchise sur dommages matériels;
    5. Indiquer s’il y a des actions judiciaires en cours et leurs règlements prévus;
    6. Déclarer si l’intimé s’oppose à l’arbitrage; Dans l’affirmative, énoncer clairement les motifs de cette opposition;
    7. Rédiger un bref énoncé des allégations pertinentes.
    8. Veiller à ce que le représentant signe la demande et indique la date;
    9. Joindre tous les documents et éléments de preuve à l’appui sur lesquels l’intimé entend se fonder.
  5. L’intimé remplit et dépose sa réponse dans les 30 jours suivant la réception de la demande d’arbitrage. Le dépôt se fait par l’envoi d’une copie électronique de la réponse au directeur provincial de l’arbitrage ou, s’il y a lieu, au secrétaire à l’arbitrage. Une copie électronique de la réponse doit également être transmise directement au représentant du requérant tel qu’indiqué dans la demande d’arbitrage, ainsi qu’à tout autre intimé. Tous les renseignements personnels seront expurgés de la demande d’arbitrage et des documents à l’appui.
  6. Si l’intimé ne répond pas dans les 30 jours de la réception des allégations figurant dans la demande d’arbitrage, le directeur provincial de l’arbitrage ou le secrétaire à l’arbitrage s’enquiert de la raison du retard et tente de hâter la réponse de l’intimé. Si celui ci fait toujours défaut d’envoyer sa réponse après avoir été invité de le faire, le directeur de l’arbitrage ou le secrétaire à l’arbitrage transmet les faits pertinents du dossier au directeur national de l’arbitrage. Le siège social de la société signataire de l’intimé est alors informé du défaut de son représentant de se conformer à la procédure d’arbitrage, de manière à lui permettre de formuler des instructions pertinentes.
  7. La procédure énoncée aux paragraphes précédents de la présente section s’applique également aux demandes reconventionnelles. La demande d’arbitrage doit indiquer clairement qu’il s’agit d’une demande reconventionnelle et le dossier d’arbitrage original auquel il se rapporte doit être dûment identifié.

D RÈGLEMENT AVANT L’AUDIENCE

  1. Si les parties règlent un litige après son renvoi à l’arbitrage, le requérant doit en aviser immédiatement le directeur provincial de l’arbitrage et retirer le dossier de l’arbitrage.

E SÉANCES D’ARBITRAGE

  1. Lorsque le directeur provincial de l’arbitrage a reçu une demande et une réponse d’arbitrage, la question en litige doit être mise au rôle d’un comité d’arbitrage.
  2. Toutes les audiences se tiennent virtuellement à une date déterminée par le directeur provincial de l’arbitrage. Celui ci avise les parties de l’heure et du lieu de l’audience prévue au moins une semaine avant la date de l’audience.
  3. Chaque partie a le droit de demander la remise d’une audience prévue, ce que le directeur provincial de l’arbitrage autorise. Une remise subséquente peut être accordée par le directeur provincial de l’arbitrage, à sa discrétion.
  4. La preuve à l’audience comprend tous les documents qu’une partie a déposés avec sa demande ou la réponse d’arbitrage. Les parties ne doivent présenter aucune preuve orale ou documentaire supplémentaire à l’audience.
  5. À la demande du comité d’arbitrage, les parties soumettent des déclarations de droit sous une forme respectueuse des directives du comité d’arbitrage.
  6. Si elles le souhaitent, les parties peuvent être représentées aux audiences d’arbitrage par des membres de leur personnel, mais non par un avocat interne ou externe. Un représentant de la partie peut assister à l’audience pour présenter sa preuve et répondre aux questions que le comité d’arbitrage pourrait avoir sur l’affaire. Le comité d’arbitrage peut, à son entière discrétion, limiter le temps accordé au représentant d’une partie pour présenter sa preuve.
  7. Si des représentants des parties assistent à une séance d’arbitrage, ils doivent se retirer à la fin de leur présentation et ils ne peuvent pas assister aux délibérations des arbitres.

10 DÉCISIONS ARBITRALES

  1. Les comités d’arbitrage doivent fonder leurs décisions sur la loi de l’instance où a eu lieu le sinistre, l’événement assuré ou la perte. La décision quant au montant des dommages subis devra reposer sur les faits et preuves présentés au comité d’arbitrage.
  2. Le comité d’arbitrage doit rendre rapidement sa décision après l’audience.
  3. Le président du comité d’arbitrage doit produire une décision écrite sous la forme d’une sentence et en transmettre une copie au directeur provincial de l’arbitrage, qui en fait parvenir une copie aux parties dans les cinq jours ouvrables.
  4. La décision du comité d’arbitrage doit comprendre au moins les renseignements suivants :
    1. La date et le lieu de la séance;
    2. Les noms des membres du comité d’arbitrage;
    3. La décision ou la rétribution;
    4. Un bref énoncé des motifs de la décision, par exemple, preuve insuffisante, niveau de négligence des parties, autres principes de droit qui sont en jeu, à la discrétion du comité d’arbitrage;
    5. La signature du président du comité d’arbitrage.
  5. Les comités d’arbitrage pourront, de leur propre initiative, rendre une décision en faveur d’un intimé sans qu’il y ait eu présentation de preuves par cet intimé si, après avoir pris connaissance de la preuve du requérant, le comité convient à l’unanimité que ce dernier n’a pas présenté de preuve concluante.
  6. Le comité d’arbitrage doit supprimer la preuve soumise par les parties après avoir rendu sa décision.
  7. Les décisions rendues en vertu de la présente Convention ont la valeur d’un jugement rendu par un tribunal de l’instance.
  8. Lorsque le comité d’arbitrage a fait part de sa décision aux parties, le versement des sommes dues sera effectué dans les 30 jours. Tout retard injustifié d’une partie à se conformer à une décision doit être signalé au directeur provincial de l’arbitrage par la partie qui a préséance.
  9. Les directeurs provinciaux de l’arbitrage sont autorisés à détruire les dossiers clos un an après le rendu de la décision ou le retrait de la demande d’arbitrage.